Zakładasz biznes online? 7 dokumentów prawnych na start

Zakładając biznes online zapewne każdy przedsiębiorca myśli w pierwszej kolejności o tym jak najskuteczniej wystartować i wyróżnić się na tle szerokiej konkurencji. Skuteczny biznes plan i marketing wysuwają się na pierwszy plan i niejednokrotnie często zapomina się o tym, że różnorodne ryzyka naruszeń przepisów pojawiają się już de facto od pierwszego klienta. Kontrole, reklamacje, dane osobowe i płatności — wszystko to generuje obowiązki prawne, które mają swoje przełożenie dokumentach, które firma powinna posiadać już od samego początku. Podpowiada Kancelaria Prawna z Krakowa

Jak zatem skutecznie przygotować się do założenia biznesu online, zaopatrując się w najważniejsze dokumenty prawne? O czym należy przede wszystkim pamiętać?

Regulamin strony lub sklepu internetowego

Bez regulaminu ani rusz! To dosłownie podstawa w każdej sprzedaży online i usługach cyfrowych. Regulamin jest to zbiór postanowień, które regulują zasady i prawa obowiązujące w danym sklepie, więc musi być on dostosowany do każdego biznesu indywidualnie. Kopiowanie regulaminów ze sklepów/stron podobnych do prowadzonych przez nas nie tylko naruszy prawa tych stron, ale także prędzej czy później może spowodować poważne problemy!

Nie da się stworzyć listy elementów, które powinien zawierać każdy regulamin, ponieważ musi on być dostosowany do konkretnej działalności, jednak co do zasady każdy taki dokument powinien regulować:

• zasady korzystania z serwisu i informacje wraz z danymi kontaktowymi sprzedawcy;
• informacje o płatności i dostawie;
• informacje o reklamacjach, zwrotach i odstąpieniu od umowy;
• odpowiedzialność stron;
• prawa przysługujące klientowi i sprzedawcy;
• odpowiednie regulacje dotyczące konsumentów (jeśli dotyczy).

Polityka prywatności, czyli RODO po raz pierwszy

Biznes online wiąże się nierozerwalnie z przetwarzaniem danych osobowych. Polityka prywatności jest niezbędnym dokumentem. Każdy użytkownik musi jasno wiedzieć, kto administruje jego danymi, w jakim celu są one zbierane oraz jakie ma prawa w związku z ich przetwarzaniem. Dane zbierane są w wypadku choćby formularza kontaktowego, zapisu do newslettera, zakładania konta przez użytkownika, przy realizacji zamówienia w sklepie internetowym czy korzystaniu z narzędzi analitycznych identyfikujących użytkownika.

Polityka prywatności jest obowiązkowym dokumentem w każdym sklepie internetowym, który powinien zawierać między innymi:

• dane kto przetwarza dane użytkowników;
• okres przetwarzania danych;
• informacje na temat przetwarzania i jego podstawy prawne;
• określenie celów i podstaw przetwarzania danych;
• określenie dostępu do danych.

Polityka cookies

Obowiązek zawarcia polityki cookies wiąże się głównie z RODO oraz Aktem o usługach cyfrowych (DSA). Popularne ciasteczka są powszechnie wykorzystywane do analizy zachowań użytkowników, statystyk odwiedzin oraz działań marketingowych. Ponadto w przypadku cookies analitycznych i reklamowych konieczne jest uzyskanie świadomej zgody użytkownika jeszcze przed ich zapisaniem na urządzeniu.

źródło: https://paluckiszkutnik.pl/nowe-wytyczne-w-kwestii-ciasteczek-jak-prawidlowo-stosowac-cookies/

Umowa powierzenia przetwarzania danych

W przypadku biznesu online korzystamy z różnego rodzaju dostawców, którzy zapewniają nam systemy i narzędzia, umożliwiające założenie i obsługę strony. Z takimi dostawcami należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymaganą przez RODO. Jest to umowa zawierana pomiędzy administratorem danych (którym pozostaje cały czas przedsiębiorca) a podmiotem przetwarzającym, czyli tzw. procesorem. Ma ona na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych przy konieczności przekazywania ich do podmiotów trzecich, jak dzieje się to np. przy wykorzystywaniu: hostingu, mailingu, CRM, umowy SaaS czy operatorów płatności.

Korzystanie z usług SaaS

Coraz więcej firm podpisuje umowy w modelu SaaS (Software as a service), czyli korzysta z zewnętrznego oprogramowania w pakiecie z obsługą, bez konieczności fizycznego instalowania go na własnym sprzęcie czy serwerze. Wraz z umową SaaS, która najczęściej przyjmuje postać regulaminu użytkowania usługi, warto zawrzeć:

• zasady dostępu do konta,
• zasady abonamentów i rozliczeń,
• zabezpieczenie dostępności usługi (SLA),
• ograniczenia odpowiedzialności – np. w wypadku downtime,
• zasady ochrony danych osobowych – opisać cel i zakres przetwarzania, kategorie danych, kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki stron umowy, zasady korzystania z podwykonawców.

źródło: https://paluckiszkutnik.pl/jak-bezpiecznie-uregulowac-dostep-do-uslugi-saas/

Polityka reklamacji i zwrotów

Przedsiębiorca prowadzący biznes online powinien pamiętać o uwzględnieniu kilku najważniejszych przepisów związanych z polityką reklamacji i zwrotów:

• ustawa o prawach konsumenta (np. prawo konsumenta do odstąpienia, obowiązki informacyjne);
• kodeks cywilny (np. rękojmia za niezgodność towaru z opisem lub umową);
• dyrektywa Omnibus (np. zakaz wprowadzania konsumentów w błąd co do warunków sprzedaży, rzetelna informacja o cenach);
• RODO (np. poinformowanie o czasie przechowywania danych, podstawa prawna przetwarzania).

Polityka zwrotów jest najczęściej elementem ogólnego regulaminu, choć zdarza się także, że zostaje wyodrębniona jako osobny dokument.

Przepisy dotyczące treści i usług cyfrowych

W razie prowadzenia biznesu online i sprzedaży treści i usług cyfrowych konsumentom należy pamiętać zastosowaniu unijnych regulacji związanych z dyrektywą cyfrową wprowadzoną w 2023 r. Ważne, aby dostosować regulamin do tych zasad:

• odpowiedzialność dostawcy za zgodność treści lub usługi cyfrowej z umową;
• obowiązek dostarczania aktualizacji (w tym bezpieczeństwa) przez przedsiębiorcę;
• odpowiedzialność za brak dostępu do usługi lub błędy systemu;
• brak odpowiedzialności przedsiębiorcy za brak zgodności, o ile poinformował konsumenta przed zawarciem umowy, a on zaakceptował tę niezgodność.

Należy także uwzględnić ustawę o prawach konsumenta kluczową w regulacji sprzedaży treści i usług cyfrowych.

Informacje dostarczyła Kancelaria Prawna Pałucki & Szkutnik